 |
| Fotoğraf: Nicola Barts |
Ticari hayatın hızlı ve güvenli bir şekilde yürütülebilmesi için farklı faturalama çeşitleri kullanılmaktadır. Bu faturalama çeşitlerinden birisi de niteliği ve özellikleri tam olarak anlaşılamayan proforma faturasıdır.
1. Proforma Fatura Nedir?
Proforma fatura, günümüzde ticari hayatta yaygın olarak kullanılan bir fatura türüdür. Satın alınacak ürün için satıcı firmanın verdiği teklifin faturası, yani ön fatura anlamına gelen proforma fatura özellikle dış ticaret alanında alıcı ve satıcı taraflara, teklif faturası niteliği taşımasından dolayı büyük kolaylık sağlamaktadır.
2. Proforma Faturanın Özellikleri Nelerdir?
Herhangi bir yasal ve mali yükümlülüğü bulunmayan proforma fatura, karşı tarafa alım veya satım işlemleri hakkında bilgi vermektedir. Arz edilen ürünün nitelikleri bu faturalarda ayrıntılı olarak yer almaktadır. Yani alışveriş öncesinde, alınacak olan ürünün çeşitleri, hangi özelliklere sahip olduğu, kullanımı ve fiyatı hakkında detaylı bir bilgilendirme yapılmaktadır. Böylece karşı tarafa, gerçekleşmesi muhtemel alışverişte ne gibi kazanımlar sağlayabileceğinin kâğıt üzerinde etkin olarak gösterilmesi amaçlanmaktadır. Özellikle dış ticaret, ithalat ve ihracat süreçlerinde ön fatura niteliği taşıyan bu belgeden geniş ölçüde yararlanılır ve alışveriş işlemi her iki tarafın onayı ile belirli bir düzen içerisinde gerçekleşir.
Proforma faturanın en önemli özelliği karşı tarafa ürünün nitelikleri yanında fiyatı hakkında bilgi vermesidir. Hazırlanan faturada fiyat bilgisinin verilmesine ek olarak ürünlerin piyasa fiyatına, ürün üzerinden temin edilen vergilere, toplam fiyata, ödemenin ve sevkiyatın ne şekilde olacağına dair bilgiler de yer almaktadır. Öte yandan hazırlanması yasal bir zorunluluk değildir ve isteğe göre hazırlanır. Satıcı, gelen istek üzerine proforma faturayı hazırlar ve alıcıya ulaştırır. İnceleme sonucunda alıcı, uygun bulduğu taktirde ürünleri satın almak için girişime geçer ve ticari fatura kesimi aşaması başlar. Alıcı ürünü, niteliklerini ve fiyatlarını uygun bulmazsa yasal hiçbir yükümlülük altına girmeksizin faturayı reddetme hakkına sahiptir.
3. Proforma Fatura Nasıl Kesilir?
Proforma fatura kesilirken dikkat edilmesi gereken bazı noktalar vardır. Bunların başında hazırlanan faturanın sağ üst köşesine diğer ticari faturalardan farklı olarak mutlaka “proforma” notunun eklenmesi gerekmektedir. Ardından belgede mutlaka fatura tarihi ve numarasına yer verilmelidir. Daha sonra faturada alıcı ve satıcıların adları, soyadları, iletişim ve iş yeri bilgilerinin bulunması gerekir. Teklif faturası niteliği taşıdığından, talep edilen malın cinsine göre fiyatı ve ön fatura niteliği taşıdığından ödeme yöntemi, sevkiyatı ve özellikleri alıcının kafasında soru işareti kalmaması adına detaylı bir şekilde faturaya yansıtılmalıdır. Faturayı hazırlayan kişinin kaşe ve imza atmasıyla işlem tamamlanmaktadır. Kaşe ve imza, alışveriş sürecinin daha güvenli yürümesini sağlamak için atılan adımlardan en önemlisidir.
4. Proforma Fatura Nasıl Düzenlenir?
Bilgisayar üzerinde düzenlenmesi tercih edilen proforma fatura, daha önceden hazırlanmış bir taslak içerisine yerleştirilmelidir. Bu düzenleme şüphesiz faturanın daha düzenli ve nitelikli olmasını sağlayacaktır. Fakat bu yasal bir zorunluluk olmayıp, gerekli bilgileri içerdiği sürece el ile de düzenlenebilir. Her iki durumda da zorunlu olan tek şart antetli kâğıt kullanımıdır. Hazırlanan faturanın belirli bir geçerlilik süresi vardır ve bu süre satıcı firma tarafından belirlenmektedir. Böylece satıcının artan-azalan fiyat veya kurlardan etkilenmesinin minimum düzeye indirgenmesi sağlanmaktadır. Eğer fiyat ve kurlarda ani ve beklenmedik değişiklikler yaşanırsa yasal bir hüküm içermediğinden, şartlara uygun bir proforma fatura yeniden düzenlenebilir. Öte yandan süre sınırlandırması, alıcı firmanın bir an önce karar vermesinde önemli role sahiptir.
Özellikle yurt dışına yapılan ithalat ve ihracatta yüz yüze görüşmeler her an mümkün olamayacağından alım ve satım şartlarının belirlenmesi açısından proforma fatura uygulaması oldukça önemli bir yere sahiptir. Yurtdışı için hazırlanan faturalarda da genel proforma fatura hazırlama şartları geçerlidir. Farklı olan tek özelliği, hazırlanan faturanın, hangi ülkeye ihracat veya ithalat yapılacak ise o ülkenin dilinde bir nüshasının daha hazırlanmasıdır.